Les dirigeants accèdent actuellement à bon nombre de logiciels facilitant leur travail. Le Système d’Information sur les Ressources Humaines permet par exemple une meilleure conservation des données relatives aux collaborateurs. Néanmoins, avant d’en employer, il s’impose de rédiger un cahier des charges.
L’écriture de ce document contractuel s’implique à priori pour la mise en œuvre d’un SIRH ou pour l’optimisation de la gestion des ressources humaines. Grâce au cahier des charges, il semble plus simple de déterminer ses besoins tout en se focalisant sur la stratégie d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?
Le Système d’Information des Ressources Humaines, plus connu sous l’acronyme SIRH, c’est l’ensemble des outils à la disposition du responsable RH pour assurer le management du personnel. Il s’en sert alors pour gérer le paiement, les congés…
Certes, la plupart des experts préfèrent s’en occuper en interne. Mais les plateformes digitales disponibles d’aujourd’hui donnent la possibilité de réunir et d’automatiser les tâches les plus importantes. Ce qui offre un énorme gain de temps.
L’usage des logiciels SIRH vous épargne les missions chronophages et vous permet de vous focaliser davantage sur les fonctions les plus cruciales. Vous vous consacrez alors sur la conception d’une bonne stratégie RH, l’établissement d’un nouveau projet bénéfique pour le développement de l’entreprise, etc.
D’autant plus que les solutions SIRH accessibles sur internet s’évoluent de jour en jour. Elles s’adaptent à tous les besoins ainsi qu’à tous les types de sociétés. Si certaines se spécialisent dans la gestion des collaborateurs, d’autres sont généralistes.
Choisir la solution SIRH adéquate se révèle toutefois difficile avec le nombre d’offres existantes sur le marché. C’est pourquoi la rédaction d’un cahier des charges SIRH est requise. Écrit selon les normes, ce dossier augmente vos chances d’acquérir un outil SIRH répondant à toutes vos exigences.
Pour quelle raison faut-il établir un cahier des charges SIRH ?
Rédigé par la société elle-même ou par un prestataire, le cahier des charges SIRH contient toutes les informations essentielles sur les besoins RH d’un organisme. La réalisation d’un SIRH nécessite en effet l’identification des processus RH. Ce document existe alors pour déterminer les exigences de la société pour sélectionner le meilleur outil SIRH.
Pour connaitre les besoins de l’organisme, le mieux consiste à effectuer un audit avec le responsable RH. C’est durant cette phase que l’on analyse les points forts et les points faibles des logiciels déjà existants au sein de l’entreprise. À partir du résultat obtenu, il devient donc plus facile de lister les véritables attentes en se servant du cahier des charges SIRH tel un document de référence.
Que contient le dossier de référence ?
Le cahier des charges SIRH se compose de plusieurs éléments clés, dont :
La présentation de l’organisation
Toutes les entreprises diffèrent les unes les autres. Dans ce document de référence, il s’implique alors de présenter en amont ce que fait l’organisme : le secteur d’activité, la création, le siège, la structure… Cela aide l’éditeur à appréhender l’environnement dans lequel il œuvre. Il doit en même temps exposer le service RH en précisant le système de gestion RH déjà employé. Sans oublier les chiffres des effectifs : le nombre de collaborateurs, les contrats rédigés, etc.
Cette partie du document vous assiste pour trouver la solution la plus adaptée au projet. Indispensable également si vous souhaitez vous tourner vers un logiciel sur mesure.
Votre projet est-il encore en cours ? Notez que disposer tous les outils de gestion à la pointe de la technologie ne suffit pas. Avant tout, suivez une formation pour développer un business. Elle vous aide à avoir une vision plus claire sur vos objectifs.
Les objectifs
Le cahier des charges RH doit comporter ce a quoi l’entreprise veut aboutir en se conformant à la solution SIRH. Par ailleurs, on peut s’en servir comme des indicateurs de performance. Avec un outil SIRH, vous pouvez simplifier les processus RH au sein de votre organisation, stocker en toute sécurité les informations confidentielles et vous munir d’une plateforme collaborative donnant aux partenaires l’accès aux données. Le but consiste alors à lister toutes les exigences pour le SIRH (légal, technique, financière et fonctionnel).
Des entrepreneurs commettent l’erreur de se contenter du SIRH pour dépasser la concurrence. Pourtant, à lui seul, ce processus ne peut pas tout faire. Pour avoir la certitude de réussir, d’attirer plus de prospects… saviez-vous qu’il vous est essentiel de développer un site sous WordPress avec l’assistance d’un expert ? En réalité, 80 % des clients font actuellement des commandes via internet.
Les besoins
Tous les besoins fonctionnels de l’organisme en matière de gestion RH doivent aussi s’afficher dans ce dossier. La meilleure façon d’y arriver consiste à utiliser la cartographie. Grâce à cette dernière, il s’avère plus aisé de différencier les processus RH en place de ceux à numériser. Ce qui permet par la suite de connaitre à l’avance les éventuelles interfaces indispensables.
Les besoins fonctionnels de l’organisme peuvent être listés dans un fichier Excel. L’éditeur y répond à chaque question ou problématique. En se fiant à ces renseignements, il personnalise la solution SIRH parfaite répondant à toutes les attentes de l’entreprise.
Votre entreprise dispose-t-elle déjà de solutions personnalisées pour la gestion du recrutement et du paiement ? Elle nécessite donc une digitalisation des procédés en liaison avec les entretiens, les congés…
Quelques critères de choix d’un bon outil SIRH
Les solutions SIRH disponibles sur le marché existent pour toutes les attentes et tous les budgets. Même avec le cahier des charges SIRH, vous devez vérifier certains points avant de prendre une décision :
- Le logiciel s’adapte-t-il vraiment aux exigences de votre société ? Sur ce cas, il est toujours préférable de se tourner vers un outil sur mesure.
- Quel est le budget annuel demandé pour accéder à toutes les fonctionnalités de la solution SIRH ?
- Quels sont les différents services offerts par l’outil ? Sont-ils suffisants pour couvrir l’ensemble des tâches RH au sein de votre société ?
- D’autres clients l’ont-ils déjà employé auparavant ? Ils laissent généralement des opinions sur la plateforme.
- Les équipes du site qui fournit le logiciel sont-elles à votre disposition à n’importe quelle heure ?
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